home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / busition / archtec1 / arch-a41.exe / ARCHITEC.ACS / PMEMO3.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-09-26  |  7.9 KB  |  211 lines
  1.  
  2.                         Memo Options:  Activity File
  3.  
  4. Each Client record has one Client memo associated with it.   Each  activity ì
  5. record now has one Activity memo also.
  6.  
  7. Why  two  sets  of memos?  Prior to version 2.645, this  program  had  only ì
  8. Client  memos,  not any activity memos.  All activity  records  shared  one ì
  9. common Client memo and could access that one memo from any activity  record ì
  10. created  in the future.  Let's say, for example, you established  a  Client ì
  11. record for "XYZ Corporation" and then imported a 10,000 character  proposal ì
  12. into the Client memo for "XYZ Corporation".   Later on, as you created many ì
  13. activity  records for "XYZ Corporation", you could view the large  proposal ì
  14. that  you  had originally imported into the Client memo from  ANY  activity ì
  15. that you had created for "XYZ Corporation".
  16.  
  17. Conceptually,  it made sense for ALL activities to share the SAME  memo  in ì
  18. the Client file.  However, the emergence of a new feature, Quick Memo [TM], ì
  19. mandated  that each activity record have its own memo also.  See below  for ì
  20. an explanation of Quick Memo [TM].
  21.   
  22.  
  23.               Memo options accessible from the Activity File:
  24.  
  25. Froφá  thσá Activit∙á Filσ yo⌡ caε acces≤ tw∩ memo≤ fo≥ an∙á onσá  activit∙  ì
  26. record║á   thσá ON┼ Clien⌠ mem∩ tha⌠ al∞ activitie≤ fo≥ onσ compan∙á  sharσ  ì
  27. together╗á anΣá thσá UNIQU┼ activit∙ mem∩ tha⌠ eacΦá activit∙á recorΣá has¼ ì
  28. regardles≤ oµ ho≈ man∙ activitie≤ an∙ onσ compan∙ has.
  29.  
  30.  
  31.                   -----  Activity File:  Add option  -----
  32.  
  33. Every  time you add a record in the Add option, you will see these  options ì
  34. available to you on the bottom of the screen:
  35.  
  36.  
  37.     -----------------------------------------------------------------------
  38.           Enter "1" to ignore this entry;  enter F2 for Activity Memo       |
  39.                             F3 for Quick Label [TM]                         |
  40.    F4 for Client Memo, F7 for proposal\invoice, any other key to continue |
  41.     -------------------------------------------------------------------------
  42.  
  43. If  you enter 'F2',  you will branch to the unique memo for this  activity.  ì
  44. If  you enter 'F4', you will branch to the Client Memo that ALL  activities ì
  45. for  this company share in common.  The Memo Options Menu looks  that  same ì
  46. for  both.  If you look close, after you enter 'F2', you will see  this  on ì
  47. the bottom of the Memo Options Menu:
  48.  
  49.                        R)  Return to Activity record
  50.  
  51.  
  52.  
  53. If you enter 'F4', you will see this Return statement on the bottom of  the ì
  54. Memo Options Menu:
  55.  
  56. è                       R)  Return to Client record
  57.  
  58. If you are not sure whether you are in the Client or Activity memo,   the ì
  59. Return statement on the bottom of the Memo Options Menu will tell you.
  60.  
  61.  
  62.  
  63.                   -----  Activity File:  Get option  -----
  64.  
  65. Your access to memos at the Add option is similar to the Get screen.   Once ì
  66. you enter the Get option from the Activity File, you will see these commnds ì
  67. on the bottom of your screen:
  68.  
  69.  
  70.     ------------------------------------------------------------------------
  71.           ENTER N FOR NEXT, P FOR PREVIOUS             F2  Activity Memo    |
  72. RETURN Exit   S FOR SEARCH, M FOR MORE COMMANDS        F4  Client Memo    |
  73. F3 Quick Label [TM] F7 Proposal/Inv     F8 DIAL PHONE      F9 HANG UP PHONE |
  74.     ------------------------------------------------------------------------
  75.  
  76.  
  77. Again,  as in the activity Add option, entering 'F2' will take you  to  the ì
  78. memo  unique to this activity, while selecting 'F4' will bring up  the  one ì
  79. Client memo common to all activities for this company. 
  80.  
  81.  
  82.  
  83.                               Quick Memo [TM]
  84.                  Automatic generation of memo 'Templates'
  85.  
  86. Quick Memo [TM] will create a customized 'template', a letter that has  80% ì
  87. of the text already filled in for you!
  88.  
  89.  
  90. Quick  Memo [TM] is a powerful word processor type feature that  will  save ì
  91. you  time if you need to send out short messages, say 1 to 4 sentences  per ì
  92. person,  but don't have the time to enter all of the other data  that  this ì
  93. type of correspondence requires.
  94.  
  95. Quick Memo [TM] can be used in the Client file, but its real application is ì
  96. in creating multiple activity memos.
  97.  
  98. Referring again to the Memo Option Menu below:
  99.     
  100.                ===Custom Memo for Accounting & Tax Service==
  101.                                Memo Options Menu
  102.                                  ===============   
  103.             ==========================================================
  104.             |             Tuesday, September 22, 1987                |
  105.             ----------------------------------------------------------
  106.             |       1)  Edit the existing memo or create a new one   |
  107.             |       2)  Output the memo to a text file               |
  108.             |       3)  Input a text file into this memo             |
  109.             |              [overwrite existing memo]                 |
  110.             |       4)  Input an external text file into this memo   |
  111. è            |              [append to existing memo]                 |
  112.             |       5)  Set Left and Right Margins:                  |
  113.             |                        5                75             |
  114.             |       6) Toggle Edit Screen Code Help [Now On ]        |
  115.             |       7)  Print options  [Printit v3.5 [TM]]           |
  116.             |       8)  Create Quick Memo [TM]                       |
  117.             |       9)  Create Quick Label [TM]                      |
  118.             |       R)  Return to Activity record                    |
  119.             ==========================================================
  120.                    [Current character length of this memo = 0]
  121.  
  122.  
  123. Once  you select option 8, Quick Memo [TM] will check first to see  if  you ì
  124. have  given some general definitions about  you and your company.  If  not, ì
  125. then  Quick Memo [TM] will ask you for your company name, address,  and  so ì
  126. on«á  Thesσá samσá item≤á arσ useΣ iε thσá Proposal/Invoicσá generato≥á anΣ ì
  127. Statement≤ section¼ anΣ caε bσ defineΣ o≥ redefineΣ there.
  128.  
  129. In any case, after you have selected option 8, Quick Memo [TM] will  create ì
  130. a 'Template' for you as though you had gone to option 1 and typed it in. 
  131.  
  132.  
  133. The 'Template' contains these four sections:
  134.  
  135.                  Information about your company, centered
  136.                    The date of the 'template', expanded
  137.                   The addressee data, leftmost justified
  138.          Filing instructions, on the bottom line of the 'template'
  139.  
  140.  
  141. Once  Quick Memo [TM] has created the 'template' you can add your  specific ì
  142. lines of text by entering option 1,
  143.  
  144.               1)  Edit the existing memo or create a new one 
  145.  
  146. As  you scroll through the memo, you will observe that Quick Memo [TM]  has ì
  147. typed in most of the information that you need,  except for the body of the ì
  148. letter  or memo.  Once you have typed that in yourself, you would  save  it ì
  149. with CONTROL-W, and then print it out with option 7:
  150.  
  151.                   7)  Print options  [Printit v3.5 [TM]]       
  152.  
  153.  
  154.  
  155. An example of one 'template' appears on the next page:
  156.  
  157.  
  158.  
  159.                    ----- example of 'Template' memo  -----
  160.                    [your company is on the top, centered]
  161.  
  162.   
  163.   
  164.                          Steve's Television Repair Service
  165.                                   21211 Elm Street
  166. è                                     Suite 322
  167.                                Los Angeles, CA  95322
  168.   
  169.                                    (214)855-6778
  170.   
  171.   
  172.                               Tuesday, April 26, 1988
  173.   
  174.   
  175.   ACCOUNTING & TAX SERVICE
  176.   Mr. John Cauble, Jr.
  177.   11056 Shady Trail
  178.   Suite 101
  179.   Dallas, TX  75229
  180.   
  181.   Dear John:
  182.   
  183.   
  184.   
  185.   
  186.   
  187.   
  188.   
  189.   
  190.   
  191.   
  192.   
  193.   
  194.   
  195.   
  196.   
  197.   
  198.   
  199.   
  200.   
  201.   
  202.   
  203.   
  204.   
  205.   
  206.   
  207.   cc:  Computer file
  208.        [04/26/1988,  7:21:30 PM]
  209.   
  210.   
  211.   
  212.  
  213.  
  214.